Регламент німецько-української комісії істориків

§ 1 Засідання

(1) Засіданнях комісії проводяться регулярно один раз на рік. У виняткових випадках додаткові засідання можуть скликатися на письмове прохання членів комісії. Заявка повинна бути обгрунтована та містити перелік рішень та питань, які будуть предметом обговорення на засіданні комісії.

(2) Строки проведення засідань комісії на поточний рік визначаються комісією на початку року.

(3) Члени комісії зобов'язані бути присутніми на засіданнях. У разі неявки пояснювальна записка повинна бути подана голові комісії. Делегування своїх повноважень іншій особі забороняється.

(4) Засідання комісії проводяться в Німеччині та Україні почергово.

 

§ 2 Склад комісії

(1) Комісія складається з німецького та українського відділів. Кожен відділ нараховує максимально вісім членів.

(2) Кожен відділ має право пропонувати представників своєї власної країни.

(3) Обидва відділи вибирають голів на строк до трьох років. Можливе одноразове переобрання.

(4) На час, доки комісія є суб-комітетом Асоціації істориків Німеччини (VHD), рішення про включення нових членів приймається комітетом Асоціації істориків Німеччини (VHD) на основі пропозицій, поданих відділами комісії.

(5) Кожний з відділів комісії має право виключати членів за умови, якщо не було подане письмове обгрунтування їх відсутності на засіданні комісії протягом трьох раз.

 

§ 3 Порядок денний

(1) Порядок денний встановлюється головами комісії.

(2) Порядок денний повинен включати всі запити членів комісії, що були надіслані головам комісії за 14 днів до засідання.

(3) Порядок денний доводиться до відома членів комісії у письмовій формі не пізніше як за 7 днів до дати проведення засідання.

 

 § 4 Конфіденційність / розголошення

(1) Засідання комісії не є публічним.

(2) Комісія може простою більшістю вирішувати про допуск до засідання гостей без права голосу.

 

§ 5 Головування на засіданні

(1) На першому засіданні комісії відділи обирають своїх голів. Обрані голови разом представляють комісію у пресі, перед громадськістю, іншими установами.

(2) Один із голів проводить засідання комісії.

 

§ 6 Теми для обговорення та прийняття рішень

(1) На розгляд та голосування виносяться лише ті теми, котрі зазначені в порядку денному.

(2) Питання, які не включені до порядку денного, будуть винесені на голосування лише у випадку схвалення усіма членами комісії. В іншому випадку, дані питання можуть бути винесеними на обговорення при погодженні простою більшістю комісії.

 

§ 7 Прийняття рішень

(1) Право голосу мають лише ті члени комісії, котрі присутні на засіданні. Непряме голосування неможливе.

(2) Форма голосування визначається головою засідання.

 

§ 8 Ведення протоколу

(1) Про засідання комісії складається протокол. Протокол повинен включати дату і час проведення засідання, перелік присутніх, визначення кворуму, порядок денний, пропозиції до порядку денного, рішення з вказанням результатів голосування. На прохання членів комісії виступи із заявами повинні бути записаними в протоколі.

(2) Протокол підписується головами відділів.

(3) Кожен член комісії отримує копію протоколу.

(4) Кожен член комісії може протягом двох тижнів з моменту отримання протоколу в письмовій формі подати заперечення до змісту протоколу. Рішення щодо поданих заперечень приймається на наступному засіданні комісії. Якщо в кінці зазначеного терміну заперечення не були поданими до розгляду, протокол вважається затвердженим.